海门教育信息网

当前位置:
首页公开政策公开 查看内容

文书档案整理步骤和方法

更新日期: 2016-10-14 09:55 |查看: 1518

本文规定了文书档案整理的步骤和方法,适用于我市各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体的文书档案整理。 一、概念 文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料,即法规性文件和 ...

本文规定了文书档案整理的步骤和方法,适用于我市各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体的文书档案整理。

一、概念

文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料,即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由:命令(令)、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说,就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”(如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等)。

二、归档文件规范整理的基本要求

归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础,是一项重要的、承上启下的工作,整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。整理方法应符合《归档文件整理规则》(DA/T 22)的规定,在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有关联系,区分不同价值,便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求,将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。

三、文书档案整理的步骤

1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类(归档方法)----5、立卷(整理成件)---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。

四、文书档案整理的具体方法

1、收集。

文件材料的收集对象:反映本单位主要职能活动的,应该立卷归档的文件材料,包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件(包括会议记录),领导人讲话稿,电话记录、出版物原稿(附原本),各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

第一类:收来文件,指本机关收到的从外机关发送来,通常又叫收文。

第二类:对外文件,指的是本机关(或本部门)对外发出的文件,通常又叫发文。

第三类:内部文件 ,指的是本机关拟制的,并且是在本机关内部使用的文件。

如:“白头文件”:

1)、会议文件,包括本机关召开各种会议文件材料,包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议,领导外出开会带回的会议文件材料。

2)、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单,本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。

3)、合同、协议、出版物原稿(附原本)

4)、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。

5)、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)

6)、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。

注意:在收集的文件中并不是“有文必档”还必须剔除一些不归档的文件材料,如重份文件,无查考价值的事务性、临时性文件,普发的不需贯彻执行的文件等。

2、分年度。

按文件所形成的年度归档,不同的年度的文件一般不得放在一起归档,但跨年度的请示与批复放在复文年归档,没有复文的放在请示年归档。

3、确定归档范围。

1)、文件材料归档范围

参考《文书档案分类方案、基本归档范围和保管期限表》

2)、不归档的文件材料的范围

在收集的文件中并不是“有文必档”还必须剔除一些不归档的文件材料,如重份文件,无查考价值的事务性、临时性文件,普发的不需贯彻执行的文件等。

4、分类 (归档方法)

在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案,将文件按分类方案进行立卷,一般采用年度--问题——保管期限分类方法。

5、整理成件。

在立卷归档工作中应注意问题:

1)、本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。

2)、立卷归档中,不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料,还要注意其它载体的文件材料,如反映工作活动的照片、光盘、视频等。

3)、要保证文件材料的齐全完整。①正件与附件要齐全完整。文件的正件与附件是具有同等效力,所以凡是有附件的文件,一定要保证正件、附件的齐全完整。②文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时,除了要收集正本即打印本外,还要把定稿即经过领导审核签发的底稿与文件签发单,同时与正本一并收集归档。③同一问题的请示、批复要齐全完整。属同一问题的请示、批复,在归档时应齐全完整,不能“分家”,要一并归档。(有请示不一定有批复,但有批复就一定要有请示。)

4)、要加强“帐外”文件和业务文件的归档。“帐外”文件,是指没有经过收发登记的文件,是无据可查的文件,主要包括:领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料;机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件;各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基本数字统计报表;重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿;有些不经过收发、却是本单位业务活动,直接由单位领导“亲启”的文件材料等。

6、分保管期限。

按照国家8号令的规定,海门市从2007年起的文书档案的保管期限划分为永久、30年、10年三种。

1)、永久  凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。

2)、定期  凡是反映本单位一般工作活动,在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料,列为定期保管。在定期保管期限内,根据利用价值可分为30年、10年保存 。

7、文件排列。

应按其相互之间的联系,有条理地进行排列。

同一个问题的材料放在一起,在同一个内容的材料排序中有以下两种方法:

1)、第一种方法:按时间先后排列,文件落款时间就是归档时间,按文件落款时间先后排列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可以集中排列。

2)、第二方法:按上下级关系排列,从大到小顺序排列,先排上级机关从国家级—省级—市级—县级—乡镇级。在排列各级机关文件时,大家可以先排有文号的文件,在文号下,按文号先后顺序排列,然后再排白头文件,对那些白头文件可以按时间先后排列。

8、装订。

(1)、按件装订:一般以每份文件为一件。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

发文装订顺序:正文—领导签发单—底稿;来文装订顺序:单位处理签—来文。

(2)、去除金属钉,换不锈钢钉,厚的材料使用线绳装订,采用三孔一线法。

9、编号。

归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页正上方空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、室编件号、盒号、机构或问题、保管期限、馆编件号、载体数量八项,其中年度、室编件号、保管期限、载体数量为必备项,有全宗号的必须填写全宗号,其余项为选填。(同年度和期限的连续编号,换盒时也要连着编;不同年度和期限的另外流水号编号。)所有盖章采用红色印油。

全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号,有必须填写;

年度指归档文件的形成年度;

保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的;

室编件号指归档文件的排列顺序号。

文件页数指归档文件的页数。

室编件号是最低一级类目内的排列顺序号。按文件排列顺序从“1”开始标注。

归档章的格式:

全宗号

年度

室编件号

盒号(选填)

机构或问题(选填)

保管期限

馆编件号(选填)

文件页数

10、数页码。

每一页有字迹的就计为一页,有附件的连同正件一起计数。

11、装盒 。

归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并盖章盒面及盒脊有关内容,所有盖章采用红色印油。(盒面盖单位全称章,盒脊填盖全宗、年度、保管期限、本盒起止件号等。

不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒;不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

全 宗 号

249

   

2012

保管期限

永久

机构(问题)

 

01

18

 

档案盒盒脊项目及填写方法,如:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12、编目。

归档文件应依顺序编制归档文件目录,归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。(归档文件目录录入东方飞扬档案软件自动生成,无软件的单位要手工逐件编制)。

归档文件目录,如:

 

件号

责任者

文号

 

日期

页数

备注

6

海门市档案局

海档发[2007]

16

关于……XX的通知

20071025

9

 

1、件号:是指室编件号。

2、责任者:是指制发文件的组织或个人。责任者写通用的简称,不能使用“本镇”、“本局”、“本单位”等含义不明,难于判断的简称;联合发文有三个以下责任者的,一般应同时标出,责任者过多时可适当省略,写三个责任者再加一个等字即可。对于领导人讲话或领导人名义发布的文件,责任者可填写领导人姓名,未署责任者的文件,编目时应考证清楚并填写。

3、文号:填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实抄录,不能省略。文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次。

4、题名:即文件标题,填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。

抄录题名时应注意如下问题:

a、正题名能反映文件内容时,副题名一般无须抄录,当正题名不能反映文件内容时,则抄录副题名。

b、文件无标题或标题含义不全时的处理方法是:一是文件标题是“通知”或“便函”一类的,根据文件内容重新拟写标题;二是批转性文件只反映字号的,根据文件内容补充题名。新拟或补充题名加“[]”号表示,标题字数不得超过规定字数。

c、机构设置、人员任免、表彰等文件注明本机关和本机关人名。

d、每次会议记录作为一件,并将每次会议的期次、时间和主要内容填写在目录上。

e、上级制定的统一的统计报表、名册、审批单等,应根据具体范围、内容、对象填写题名。

f、后一条题名与前一条题名相同时,不能用省略号表示。

g、简报、信息等刊物要写清期数。

5、日期:指文件的成文日期。具体填写日期项应用4位阿拉伯数字写明年度,月、日各用2位数;对没有落款日期的文件材料,应根据文件内容加以考证并填写。月、日是一位数的在一位数前加“0,如20020108

6、页数:填写一件文件的总页数。原文有统一页号的不重编页,无页号的要编制页号,正面编在文件的右上角,反面编在文件的左上角。空白页不计数。来往文书、 正文与定稿件为一件时,应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。文件处理单不编页号,于所附文件页数相加计入总页数,两份以上文件组成一件时应将构成该件的各文件页数和文件处理单相加作为该件的总页数。

7、备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。需要说明的内容较多,备注栏难以填写时,可在备注栏中加“*”号,将具体内容填入备考表。

其他应注意的问题:

每年的归档文件目录应按一定顺序统一装订成册,归档文件目录按永久、30年、10年三种不同保管期限单独装订成册(要求打印)。

13、放置备考表。

每盒归档文件都应放置一份备考表。备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期,并放置盒底。

备考表置于盒内文件之后。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。填写备考表时,应注意如下问题:

a、盒内文件情况说明:主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可不用填写;

b、整理人:填写负责整理本盒归档文件的人员姓名;

c、检查人:填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名;

d、日  期:填写归档文件整理完毕的日期。

备 考 表

   

盒内文件情况说明:  

 

     

 

 

 

 

 

 

 

整 理 人:

                                     检 查 人:

                                                    

14、上架。

将整理完毕的档案统一按保管期限分别排架,架内顺序按照从左到右、从上到下的顺序排列上架。

海门教育信息网  地址:江苏省海门市海门镇张謇大道899号

海门市中小学教师研修中心 版权所有   苏 ICP备 10215256号